Jest to jednak błąd. Ustawa o rachunkowości dokładnie reguluje to, kto podpisuje sprawozdanie finansowe.

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości „kierownik jednostki” zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Zgodnie ze ustawowym słownikiem za kierownika jednostki uważa się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.

W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio.

Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, albo osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Ustęp 2 powołanego przepisu stanowi natomiast, że: sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.

Innymi słowy – sprawozdanie finansowe, niezależnie od zasad reprezentacji, podpisuje księgowy oraz cały zarząd (niezależnie od jego składu osobowego).

Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej

Należy pamiętać, że od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Oznacza to, że aby podpisać sprawozdanie finansowe zarówno księgowa jak i członkowie zarządu powinni dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Niewystarczającym i prawnie irrelewantnym jest już tradycyjne, odręczne podpisanie wydrukowanego dokumentu sprawozdania finansowego.

Czy obcokrajowcy bez numeru PESEL też mają obowiązki sprawozdawcze?

Tak – ustawodawca nie przewidział wyjątku dla obcokrajowców nieposiadających numeru PESEL. Jak pisaliśmy ostatnio rodzi to poważne problemy dla takich podmiotów. Bez numeru PESEL nie da się bowiem wyrobić profilu zaufanego. Trudnością jest również znalezienie dostawcy podpisu kwalifikowanego, który nie wymagałby jego posiadania. Rozwiązaniem jest wystąpienie o nadanie numeru PESEL.

W ramach usług oferowanych przez kancelarię reprezentujemy Klientów w takich postępowaniach. Jesteśmy również pełnomocnikami spółek, w których członkowie zarządu nie mają numeru PESEL, w postępowaniach rejestrowych. Wypracowaliśmy skuteczną metodę składania sprawozdań dla takich podmiotów.

Z kancelarią adwokacką można skontaktować się telefonicznie pod numerem 790494135 lub za pośrednictwem formularza kontaktowego:

Artykuł Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? pochodzi z serwisu MASZ PRAWO.

Sprawozdanie finansowe spółek obcokrajowców bez PESEL

Wobec powyższego nie dziwi, że w dalszym ciągu problemy mają również obcokrajowcy bez numerów PESEL zasiadający w zarządach spółek. Osoba bez numeru PESEL lub której numer PESEL nie został ujawniony w KRS napotyka dwojakiego rodzaju problemy.

Pierwszy z nich dotyczy w ogóle podpisania sprawozdania finansowego przez osobę bez numeru PESEL. Jak informuje strona FAQ Profilu Zaufanego obcokrajowiec co prawda może go założyć, ale musi w tym celu posiadać numer PESEL. Podobne ograniczenia istnieją z podpisem kwalifikowanym. Koło się zamyka.

Drugi natomiast wiąże się z niemożliwością podpisania zgłoszenia w systemie bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych do repozytorium. Oprócz powyższych ograniczeń dotyczących podpisu samego dokumentu sprawozdania, podsądny napotyka kolejny problem. Otóż aby złożyć dokumenty finansowe (tj. podpisać je) jego PESEL musi być ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. W przypadku rozbieżności w zakresie numeru PESEL (w tym jego braku) zgłoszenie nie zostanie zaakceptowane przez system.

Pomoc obcokrajowcom bez PESEL

Od zeszłego roku prawnicy kancelarii świadczą pomoc w zakresie składania sprawozdań w stosunku do spółek obcokrajowców bez numerów PESEL. Opracowany został system pozwalający Klientom wykonać obowiązki sprawozdawcze, o którym pisaliśmy szerzej w tym artykule: https://maszprawo.edu.pl/jak-zlozyc-sprawozdanie-finansowe-za-2018-rok/.

Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom Klientów – obcokrajowców bez PESEL – prawnicy kancelarii przygotowują odpowiednie oświadczenia, które pozwalają pominąć powyższe ograniczenia. Jako pełnomocnicy składają za Klientów bez numerów PESEL sprawozdania finansowe.

Współtworzący bloga adwokaci reprezentują w tym zakresie Klientów z całej Polski.

Z kancelarią adwokacką można skontaktować się telefonicznie pod numerem 790494135 lub za pośrednictwem formularza kontaktowego:

Artykuł Sprawozdanie finansowe spółek obcokrajowców bez PESEL pochodzi z serwisu MASZ PRAWO.

Rok 2018 – początek zmian (skany sprawozdań finansowych)

Tytułem przypomnienia, należy wskazać, że od 15 marca 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy, w myśl których złożenie dokumentów rozliczeniowych spółek (tj. sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania sprawozdania finansowego, odpisu uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności) nastąpić powinno poprzez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości, o czym pisaliśmy tutaj. Wspomnieć też należy, że wówczas skany podpisanych tradycyjnie dokumentów musiały zostać dodatkowo, przed ich wysłaniem, opatrzone podpisem elektronicznym.

Stanowiło to znaczny problem dla podmiotów, w których zarządach zasiadały osoby nieposiadające numerów PESEL. System bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych w takim przypadku nie działał. Wnioski były masowo zwracane. Remedium na tę „usterkę” stanowiło skorzystanie z pomocy pełnomocnika, który mógł podpisać prawidłowo wypełnione i podpisane dokumenty swoim podpisem elektronicznym, a następnie złożyć sprawozdanie za spółkę, korzystając z płatnego trybu zgłaszania dokumentów za pośrednictwem systemu S-24. Pomimo, że odpłatnie, to przynajmniej dawało to możliwość wypełnienia obowiązków ustawowych.

Rok 2019 – kolejne zmiany (elektroniczne sprawozdania finansowe)

Powyższy system składania podpisanych skanów sprawozdań finansowych funkcjonował tylko do 30 września 2018 roku. W myśl bowiem art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej ustawę o krajowym rejestrze sądowym, wyłącznie do dnia 30 września 2018 roku dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Wynika to z faktu, że od 1 października 2018 roku zaczęła obowiązywać znowelizowana treść art. 45 ustawy o rachunkowości. Weszły wówczas w życie jego ustępy 1f), 1g) i 1h). Ich treść poniżej:

1f) Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

1g) Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

1h) Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Oznaczało to ni mniej, ni więcej, że sprawozdanie finansowe za 2018 rok musi zostać sporządzone elektronicznie. Pojawił się zatem problem, jak powinny go podpisać osoby, które nie dysponują podpisem elektronicznym, lub profilem zaufanym? Nie da się bowiem ukryć, że często obcokrajowcy takich podpisów nie mają.

Sprawozdanie finansowe za 2018 rok

Jak zatem przygotować sprawozdanie finansowe za 2018 rok, a następnie jak je prawidłowo złożyć? Niewątpliwie bowiem, jeżeli któryś z członków zarządu nie dysponuje numerem PESEL lub podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym, to nie jest w stanie tego zrobić. Prawnicy kancelarii podjęli próbę wypracowania sposobu na złożenie sprawozdania finansowego za 2018 rok, mimo tych niedogodności. I udało się!

W pierwszej kolejności należy podnieść, że od 1 kwietnia 2019 roku bezpłatnego zgłoszenia może dokonać także adwokat. Jest to niewątpliwa zmiana na plus dla wszystkich podmiotów, albowiem umożliwia spółkom, których członkowie zarządu nie maja numerów PESEL, bezpłatne złożenie dokumentów.

Co więcej system sam wykrywa, czy w skład zarządu podmiotu wchodzą osoby, które mogłyby podpisać sprawozdanie. Jeżeli stwierdzi, że brak jest takich osób, to sam informuje o konieczności skorzystania z pomocy pełnomocnika:

Pełnomocnik swoim podpisem elektronicznym może podpisać zarówno skan tradycyjnej, papierowej uchwały wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, a także całe zgłoszenie dokumentów. Może też samodzielnie je wysłać.

Zaznaczyć należy, że brak podpisania elektronicznego sprawozdania finansowego przez członka zarządu nie stoi na przeszkodzie skorzystania z tego trybu. Przepisy przewidują bowiem, że w określonych sytuacjach osoba zobowiązania do podpisania sprawozdania finansowego za 2018 rok, może odmówić złożenia swojego podpisu. Kancelaria w ramach świadczonych usług pomaga przygotować odpowiednie dokumenty, które pozwolą zgodnie z prawem złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok, a tym samym wypełnić wymagania ustawowe.

Opracowana przez prawników kancelarii metoda jest skuteczna – za naszych klientów, którzy nie mogli podpisać sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym w swoich spółkach, złożyliśmy już prawidłowo kilkadziesiąt wniosków:

Zainteresowanych skorzystaniem z pomocy kancelarii w złożeniu sprawozdania finansowego za 2018 rok zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem poniższego formularza:

[contact-form-7]

Artykuł Jak złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok? pochodzi z serwisu MASZ PRAWO.