Jakie elementy powinna zawierać umowa?

JAKIE ELEMENTY POWINNA ZAWIERAĆ UMOWA?

W życiu codziennym bardzo często zawieramy umowy, nawet nie mając tego świadomości. Najczęściej czynimy to ustnie (np. w sklepie spożywczym podchodząc do kasy z towarem) i w sposób dorozumiany (np. wchodząc do autobusu miejskiego i kasując bilet). Czasem przyjdzie jednak taki moment, że trzeba będzie zawrzeć umowę w bardziej utrwalonej formie, tzn. pisemnej lub notarialnej. Będzie to miało miejsce przede wszystkim w sytuacji kiedy zależeć nam będzie na pewnym potwierdzeniu faktu zawarcia umowy i treści uzgodnień stron, w szczególności w kontekście tego, co strony mają sobie wzajemnie świadczyć. Pozwoli to na uniknięcie niedomówień. Rozbudowywanie treści umowy, co byłoby niemożliwe w przypadku umów ustnych, czy dorozumianych, otwiera też pole do odpowiedniego zabezpieczenia interesów strony (np. poprzez wpisanie do umowy zapewnień drugiej strony, na których nam szczególnie zależy, wprowadzenie sankcji za niewykonanie postanowień umownych przez drugą stronę, czy mechanizmów wycofania się z umowy, która w perspektywie czasu okazała się być niekorzystna). W związku z powyższym rodzi się pytanie o to, jakie elementy powinna zawierać dobrze skonstruowana umowa.

OZNACZENIE RODZAJU UMOWY

Pierwszym elementem każdej umowy jest jej nazwa. Chodzi o oznaczenie rodzaju umowy, która jest zawierana przez strony. Nazwa ta w praktyce umieszczana jest na pierwszej stronie na samej górze dokumentu, na środku.

Przykładowy zapis nazwy umowy:

„Umowa sprzedaży”

Niejednokrotnie zdarza się , że strony błędnie oznaczą umową. Nie ma to jednak większego znaczenia, albowiem o rodzaju umowy ostatecznie decyduje jej treść, a nie nazwa. Przykładowo, nie zmieni charakteru umowy darowizny nazwanie umowy jako pożyczka, jeśli z jej treści wynikać będzie, że osoba otrzymująca pieniądze nie ma obowiązku ich zwracania. Często, aby uniknąć błędów, strony unikają doprecyzowania jaką umowę zawierając, ograniczając zapis w tym zakresie wyłącznie do zwrotu „Umowa”.

OZNACZENIE DATY I MIEJSCA ZAWARCIA UMOWY

Kolejnym elementem każdej umowy jest wskazanie daty i miejsca zawarcia umowy. Elementy te, obok nazwy, pozwalają później na identyfikacje umowy i ułatwiają odnoszenie się do konkretnej umowy.

Przykładowy zapis daty i miejsca zawarcia umowy:

„Zawarta dnia 14 stycznia 2019 roku w Krakowie”

W ocenie autora nie jest niezbędnym wskazywanie miejsca zawarcia umowy, niemniej jednak w praktyce również ten element jest podawany.

OZNACZENIE STRON

 Każda umowa musi zawierać oznaczenie stron. Niezbędnym jest bowiem wskazanie w umowie, kto ją zawiera. Przy oznaczaniu stron zalecane jest podawanie takich informacji jak: imię i nazwisko lub nazwa podmiotu, miejsce zamieszkania lub siedziba, nr PESEL lub nr KRS spółki. Informacje te będą przydatne, w przypadku kiedy zajdzie potrzeba skierowania sprawy na drogę sądową. W przypadku kiedy natomiast powstanie konflikt pomiędzy stronami, drugą strona nie będzie już tak chętna do ujawniania swoich danych, przez co zasadnym jest ich uzyskanie na jak najwcześniejszym etapie.

Ważne jest również zadbanie o prawidłowe zapisanie reprezentacji danego podmiotu. Osoby prawne (np. spółki) działają bowiem przez swoje organy (np. zarząd), co wynika z odpisu KRS spółki. (dostępnego m.in. pod poniższym adresem) Osoby fizyczne (czyli np. Jan Kowalski), jak też osoby prawne, mogą również działać przez pełnomocników (wówczas powinni oni się legitymować odpowiednim pełnomocnictwem).

Przykładowy zapis oznaczenia stron:

„Umowa zawarta pomiędzy:

Janem Kowalskim, zam. ul. Sprawiedliwa 10/10, 30-300 Kraków, legitymującym się dowodem osobistym ABC 12345, wydanym przez Prezydenta Miasta Krakowa, PESEL: 01234567890,

Reprezentowanym przez pełnomocnika – Piotra Nowaka (pełnomocnictwo stanowi załącznik do umowy)”

OŚWIADCZENIA STRON

Oświadczenia stron są bardzo istotnym elementem umowy. Pozwalają one bowiem dookreślić przedmiot umowy, jak też pozwalają na zapisanie tych kwestii, które strona chce uzyskać od drugiej strony. W oświadczeniach tych najczęściej umieszczane są informacje o stanie faktycznym podawanym przez kontrahenta, jak też jego zapewnienia. W interesie strony jest zatem zawsze zadbanie o to, aby druga strona jak najszerzej i jak najdokładniej zapisała w umowie swoje oświadczenia.

Przykładowy zapis oświadczeń stron:

„Sprzedający oświadcza, że:

1. nie pozostaje w związku małżeńskim,
2. jest właścicielem lokalu mieszkalnego nr 10, położonego w budynku nr 10, przy ulicy Sprawiedliwej w Krakowie, składającego się z 3 pokoi, kuchni, przedpokoju, łazienki z wc, o łącznej powierzchni 75 m2, dla którego prowadzona jest księga wieczystą nr KR1P/00012345/0 (zwanego dalej: “Lokalem”), do którego przynależy komórka lokatorska o powierzchni 5 m2,
3. stan Lokalu wymaga generalnego remontu,
4. Lokal nie jest zajmowany przez osoby trzecie, jak też nikt nie jest w nim zameldowany na pobyt stały ani czasowy,
5. Lokal wolny jest od wszelkich obciążeń na rzecz osób trzecich, które mogłyby uniemożliwić lub utrudnić wykonanie niniejszej umowy,
6. nie ma żadnych zaległości związanych z korzystaniem z Lokalu,
7. nie toczy się w stosunku do niego żadne postępowanie sądowe ani administracyjne, w tym egzekucyjne, zmierzające do odjęcia lub ograniczenia przysługującego prawa,
8. nie zawarł z osobami trzecimi żadnych umów zobowiązujących, w tym umowy najmu, lub rozporządzających, których przedmiotem byłoby prawo do Lokalu.”

albo:

„Wykonawca oświadcza, że

1. prowadzi działalność gospodarczą polegającą na wykonywaniu robót budowlanych, w tym remontów mieszkań oraz dysponuje wszelkimi koniecznymi dla wykonywania tej działalności koncesjami, zezwoleniami, atestami itp, a także wiedzą, doświadczeniem, umiejętnościami, personelem, wyposażeniem i innymi niezbędnymi środkami, w tym finansowymi, do należytego wykonania Umowy,
2. zapoznał się ze stanem Lokalu i warunkami, w których przebiegać mają pracę i nie wnosi z tego tytułu żadnych zastrzeżeń,
3. zapoznał się z dokumentacją projektową, na bazie której mają być wykonywane prace objęte Umową i nie zgłasza w tym zakresie żadnych zastrzeżeń, uznając że jest ona wystarczająca i prawidłowo na potrzeby realizacji Umowy
4. posiada odpowiednie przygotowanie i oprzyrządowanie, odpowiednio przeszkolił swój personel w zakresie prac objętych Umową oraz przepisów BHP”

OKREŚLENIE GŁÓWNYCH ŚWIADCZEŃ STRON

Najważniejszym elementem umowy jest określenie głównych świadczeń stron. To ten fragment umowy ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu rodzaju umowy, a co za tym idzie, przepisów prawnych, które do danej umowy się stosuje. W tym zakresie zalecana jest szczególna staranność przy posłużeniu się właściwą terminologią, aby umowa nie rodziła żadnych wątpliwości co do zamiaru stron.

Przykładowy zapis określenia głównych świadczeń stron:

„Sprzedający sprzeda, a Kupujący kupi Lokal za cenę w kwocie 450.000,00 zł brutto”

albo:

„Inwestor zleca, a Wykonawca przyjmuje do realizacji wykonanie, zgodnie z załączoną do Umowy dokumentacją, remontu Lokalu polegającego na wykonaniu instalacji elektrycznej, wod-kan, gazowej oraz wykonaniu robót ogólnobudowlanych szerzej opisanych w załączniku do Umowy, za wynagrodzeniem w kwocie 100.000,00 zł netto, powiększone o aktualnie obowiązującą stawkę podatku VAT”

OKREŚLENIE SPOSOBU SPEŁNIENIA ŚWIADCZENIA

 Oprócz wskazania tego na czym polegać mają główne świadczenia stron, niezbędnym jest również wskazanie sposobu ich spełnienia. Chodzi przede wszystkim o wskazanie terminu płatności ceny/wynagrodzenia (ewentualnie rozłożenia na raty tej płatności), czy też rachunku bankowego, na który płatność ma zostać zrealizowana. Analogicznie wskazać należy termin wydania przedmiotu umowy, ewentualnie materiału, z którego ma być wykonany lub przy udziale jakich osób przedmiot umowy ma być zrealizowane (osobiście, czy przy pomocy podwykonawców). Oczywiście bardziej szczegółowe postanowienia w tym przedmiocie zależeć będą od rodzaju zawartej umowy.

Przykładowy zapis sposobu spełnienia świadczenia:

„Zapłata ceny przez Kupującego dokonana będzie w następujący sposób:

1) pierwsza część ceny, tj. kwota 300.000,00 zł płatna będzie w terminie 7 dni od podpisania Umowy na rachunek bankowy wskazany na wstępie umowy,

2) pozostała część ceny, tj. kwota 150.000,00 zł płatna będzie do dnia 20 marca 2018 roku na rachunek bankowy wskazany na wstępie umowy”

albo:

„Wykonawca wykona wszelkie prace w Lokalu przy wykorzystaniu własnych materiałów, narzędzi oraz sprzętu. Dla posłużenia się przez Wykonawcę osobami trzecimi niezbędna jest zgoda Inwestora”.

ZABEZPIECZENIE SPOSOBU SPEŁNIENIA ŚWIADCZEŃ PRZEZ STRONY

 Idealnym stanem jest, że każda ze stron wykonuje swoje zobowiązania zgodnie z treścią umowy. Rzeczywistość niestety nie jest tak piękna i zdarzają się sytuacje, gdy druga strona – pomimo zawarcia umowy – nie realizuje przyjętych na siebie zobowiązań. W związku z tym niezbędnym jest, aby strona zabezpieczyła się na taką okoliczność. Można zatem wierzytelność o zapłatę zabezpieczyć hipoteką na sprzedawanej nieruchomości, zastawem na rzeczy ruchomej, czy też zagwarantować sobie, że dłużnik, co do terminowej płatności, poddał się na rzecz wierzyciela rygorowi egzekucji wprost z aktu notarialnego, w trybie art. 777 k.p.c. Analogicznie również w przypadku kiedy druga strona zobowiązana jest do świadczeń niepieniężnych (np. wydania lokalu), można na nią nałożyć obowiązek zapłaty kary umownej.

Przykładowy zapis zabezpieczenia spełnienia świadczenia przez drugą stronę:

„W przypadku niewydania przez Sprzedającego Lokalu w terminie do 15 stycznia 2019 roku, Sprzedający zobowiązany będzie do zapłaty na rzecz Kupującego kary umownej w kwocie 0,01% ceny Lokalu za każdy dzień opóźnienia”.

UREGULOWANIE ODPOWIEDZIALNOŚCI STRON

 W umowach istotnym jest również określenie za co strony są względem siebie zobowiązane. Warto doprecyzować postanowienia regulujące odpowiedzialność np. z tytułu rękojmi oraz wprowadzić reżim odpowiedzialności z tytułu gwarancji. W ten sposób, gdyby przedmiot umowy okaże się wadliwy, strona będzie miała możliwość kierować do drugiej strony odpowiednie roszczenia.

Przykładowy zapis odpowiedzialności wykonawcy za przedmiot umowy:

„Wykonawca jest odpowiedzialny względem Inwestora z tytułu rękojmi za wadliwe wykonanie przedmiotu umowy, w tym użycie wadliwych materiałów, wyrobów, urządzeń i wyposażenia (dalej: „Wady”), które ujawnią się w okresie 5 lat od podpisania przez Inwestora bezusterkowego protokołu odbioru końcowego. Wykonawca zobowiązany jest do usunięcia wady w terminie 14 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o ujawnieniu się Wady. W razie nieusunięcia Wady w terminie Inwestor uprawniony będzie zlecić usunięcie Wady innemu wykonawcy na koszt i ryzyko Wykonawcy”.

OKREŚLENIE CZASU OBOWIĄZYWANIA UMOWY

 Niektóre umowy (np. najmu) z zasady są zawierane na pewien okres czasu. Mogą one obowiązywać do ściśle określonego dnia (np. przez okres roku od daty zawarcia) albo przez czas nieoznaczony.

Przykładowy zapis określający czas obowiązywania umowy:

“Umowa zostaje zawarta na czas nieokreślony”

albo:

“Umowa będzie obowiązywać do dnia 20 marca 2019 roku”

OKREŚLENIE SPOSOBU ROZWIĄZANIE UMOWY

 Każda ze stron zawierając umowę powinna sobie zagwarantować możliwość jej zakończenia. Nie chodzi przy tym o możliwość jej rozwiązania w drodze porozumienia stron (gdyż taka opcja zawsze jest możliwa), tylko w drodze jednostronnej czynności, na wypadek gdyby porozumienie z drugą stroną nie było możliwe. Ustawodawca przewidział kilka sposobów doprowadzenia do ustania stosunku prawnego, w szczególności: wypowiedzenie umowy lub odstąpienie od niej. Czasem skorzystanie z tych sposobów możliwe jest na podstawie ustawy, czasem zaś niezbędnym jest wprowadzenie stosownych zapisów do umowy.

Przykładowe zapisy określający sposób rozwiązania umowy:

“Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia”

albo:

“Zleceniodawca może od umowy odstąpić w terminie 14 dni od podpisania Umowy”.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 Niemal każda umowa ma szereg postanowień, które zbiorczo można nazwać jako postanowienia końcowe. Chodzi przede wszystkim o wskazanie formy, w jakiej może być dokonana zmiana Umowy bądź jej rozwiązanie (najczęściej jest to forma pisemna pod rygorem nieważności, choć nie ma przeszkód by była inna forma). Dodatkowo regulowana jest kwestia ewentualnego prawa właściwego dla umowy, zapisu na sąd polubowny lub właściwości sądu do rozpoznania ewentualnych sporów na tle umowy. W ocenie autora nie ma potrzeby wskazywania, że w sprawach nieuregulowanych w umowie zastosowanie znajdą przepis Kodeksu cywilnego, czy ustaw szczególnych – to bowiem wynika już z mocy prawa (o czym szczerzej jeszcze poniżej).

 Przykładowe zapisy postanowień końcowych:

“Wszelkie zmiany i uzupełnienia Umowy, jej rozwiązanie, w tym wypowiedzenie i odstąpienie, wymagają formy pisemnej, zastrzeżonej pod rygorem nieważności”

albo:

“Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron”

UZUPEŁNIENIE TREŚCI UMOWY PRZEZ PRZEPISY USTAWY

 Wreszcie wskazać należy, że na skutek zawarcia przez strony umowy pomiędzy jej stronami powstaje stosunek prawny (ogólnie rzecz ujmując stosunek ten określa prawa i obowiązki stron). Jednakże stosunek ten regulowany jest nie tylko samą treścią umowy, tzn. strony wiążą nie tylko postanowienia zawartej umowy, ale także właściwe przepisy ustawy. To jakie to są przepisy zależy tak naprawdę od tego jaka umowa została zawarta. Jeśli np. strony zawarły umowę sprzedaży, to do ustalenia ich praw i obowiązków zastosowanie będą mieć nie tylko postanowienia samej umowy, ale także przepisy Kodeksu cywilnego regulujące umowę sprzedaży, jak również przepisy ogólne Kodeksu cywilnego.

Jest tak dlatego, że art. 56 Kodeksu cywilnego stanowi, że czynność prawna wywołuje nie tylko skutki w niej wyrażone, lecz również te, które wynikają z ustawy, z zasad współżycia społecznego i z ustalonych zwyczajów.

Tym samym zawierając umowę, żeby ustalić swoją sytuację prawną, nie można ograniczyć się wyłącznie do lektury postanowień umownych. Trzeba również sięgnąć po przepisy prawa.

Z tego też powodu, jak wyżej to wskazano, nie ma potrzeby umieszczania w umowie zapisu, że w sprawach nieuregulowanych zastosowanie mają przepis Kodeksu cywilnego. Wynika to wszakże już z ww. art. 56 k.c.

UZUPEŁNIENIE TREŚCI UMOWY PRZEZ WZORZEC UMOWY

Treść zawartej przez strony umowy uzupełniana jest nie tylko przez przepisy ustawy, ale również przez obowiązujący u danego przedsiębiorcy wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umowy, wzór umowy, czy regulamin. Warunkiem jest jednak, aby przed zawarciem umowy został on doręczony drugiej stronie. W razie, gdy posługiwanie się wzorcem było czymś normalnym przy zawieraniu tego typu umów, to wzorzec ten wiąże drugą stronę także wtedy (a więc mimo braku jego doręczenia), gdy druga strona mogła się z łatwością dowiedzieć o jego treści. Nie dotyczy to jednak umów zawieranych z udziałem konsumenta, chyba że chodzi o umowy powszechnie zawierane w drobnych, bieżących sprawach życia codziennego.

Ustawodawca wprowadził przy tym zasadę pierwszeństwa umowy w stosunku do wzorca umowy. Oznacza to, że w razie sprzeczności pomiędzy treścią umowy a wzorcem, strony są związane umową. Innymi słowy wzorzec nie może zmieniać postanowień umownych, a jedynie może je uzupełniać. Gdy natomiast wzorzec umowy reguluje daną kwestię odmiennie niż sama umowa, to w tym zakresie nie ma on zastosowania.

W przypadku natomiast gdy obie strony umowy są przedsiębiorcami i stosują różne wzorce umowy, to zawarta przez nich umowa nie obejmuje tych postanowień wzorców, które są ze sobą sprzeczne. W pozostałym zakresie umowa jest uzupełniana postanowieniami obu wzorców. Gdy po otrzymaniu oferty zawarcia umowy strona niezwłocznie zawiadomi, że nie zamierza zawierać umowy na takich warunkach, to do zawarcia umowy nie dojdzie.

SPRZECZNOŚĆ UMOWY Z PRZEPISAMI USTAWY

Na koniec wskazać należy, że w przypadku kiedy zawierana przez strony umowa okaże się być sprzeczna z przepisami ustawy, albo będzie miała na celu jej obejście, to będzie ona nieważna, chyba że właściwy przepis szczególny przewidywać będzie inny skutek (np., że w miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej wejdą odpowiednie przepisy ustawy).

Jeśli nieważnością jest dotknięta tylko część umowy, to umowa w pozostałej części pozostaje w mocy, chyba, że z okoliczności wynika, że bez postanowień dotkniętych nieważnością czynność nie zostałaby dokonana.

ZAMIESZCZENIE W UMOWIE POSTANOWIEŃ NIEDOZWOLONYCH

 W przypadku zawierania przez przedsiębiorce umowy z konsumentem należy uważać na tzw. postanowienia niedozwolone (abuzywne). Postanowienia, które nie są indywidualnie uzgodnione z konsumentem (najczęściej są to postanowienia zaczerpnięte z wzorca umowy), jeżeli kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami, rażąco naruszając jego interesy, nie wiążą go. Nie dotyczy to postanowień określających główne świadczenia stron, w tym cenę lub wynagrodzenie, jeżeli zostały sformułowane w sposób jednoznaczny.

Co przy tym istotne, nawet jeżeli konkretne postanowienie umowne, jako abuzywne (niedozwolone), nie wiąże konsumenta, to strony są związane umową w pozostałym zakresie. Często może to prowadzić do sytuacji niekorzystnych dla przedsiębiorcy.

ZAKOŃCZENIE

W razie potrzeby pomocy przy konstruowaniu umowy, czy analizie przygotowanej przez drugą stronę umowy, zachęcamy do kontaktu poprzez poniższy formularz kontaktowy:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych podanych w ww. formularzu oraz w przesłanych przeze mnie dokumentach. (wymagane)

PODZIEL SIĘ: