Kolejny rok, kolejne zmiany w KRS i przez to kolejne problemy. Pytanie pozostaje natomiast cały czas niezmienne – jak w 2019 roku złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok? Okazuje się, że jest na to skuteczna metoda.
Rok 2018 – początek zmian (skany sprawozdań finansowych)
Tytułem przypomnienia, należy wskazać, że od 15 marca 2018 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy, w myśl których złożenie dokumentów rozliczeniowych spółek (tj. sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania sprawozdania finansowego, odpisu uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności) nastąpić powinno poprzez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości, o czym pisaliśmy tutaj. Wspomnieć też należy, że wówczas skany podpisanych tradycyjnie dokumentów musiały zostać dodatkowo, przed ich wysłaniem, opatrzone podpisem elektronicznym.
Stanowiło to znaczny problem dla podmiotów, w których zarządach zasiadały osoby nieposiadające numerów PESEL. System bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych w takim przypadku nie działał. Wnioski były masowo zwracane. Remedium na tę „usterkę” stanowiło skorzystanie z pomocy pełnomocnika, który mógł podpisać prawidłowo wypełnione i podpisane dokumenty swoim podpisem elektronicznym, a następnie złożyć sprawozdanie za spółkę, korzystając z płatnego trybu zgłaszania dokumentów za pośrednictwem systemu S-24. Pomimo, że odpłatnie, to przynajmniej dawało to możliwość wypełnienia obowiązków ustawowych.
Rok 2019 – kolejne zmiany (elektroniczne sprawozdania finansowe)
Powyższy system składania podpisanych skanów sprawozdań finansowych funkcjonował tylko do 30 września 2018 roku. W myśl bowiem art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej ustawę o krajowym rejestrze sądowym, wyłącznie do dnia 30 września 2018 roku dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Wynika to z faktu, że od 1 października 2018 roku zaczęła obowiązywać znowelizowana treść art. 45 ustawy o rachunkowości. Weszły wówczas w życie jego ustępy 1f), 1g) i 1h). Ich treść poniżej:
1f) Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.1g) Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.1h) Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Oznaczało to ni mniej, ni więcej, że sprawozdanie finansowe za 2018 rok musi zostać sporządzone elektronicznie. Pojawił się zatem problem, jak powinny go podpisać osoby, które nie dysponują podpisem elektronicznym, lub profilem zaufanym? Nie da się bowiem ukryć, że często obcokrajowcy takich podpisów nie mają.
Sprawozdanie finansowe za 2018 rok
Jak zatem przygotować sprawozdanie finansowe za 2018 rok, a następnie jak je prawidłowo złożyć? Niewątpliwie bowiem, jeżeli któryś z członków zarządu nie dysponuje numerem PESEL lub podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym, to nie jest w stanie tego zrobić. Prawnicy kancelarii podjęli próbę wypracowania sposobu na złożenie sprawozdania finansowego za 2018 rok, mimo tych niedogodności. I udało się!
W pierwszej kolejności należy podnieść, że od 1 kwietnia 2019 roku bezpłatnego zgłoszenia może dokonać także adwokat. Jest to niewątpliwa zmiana na plus dla wszystkich podmiotów, albowiem umożliwia spółkom, których członkowie zarządu nie maja numerów PESEL, bezpłatne złożenie dokumentów.
Co więcej system sam wykrywa, czy w skład zarządu podmiotu wchodzą osoby, które mogłyby podpisać sprawozdanie. Jeżeli stwierdzi, że brak jest takich osób, to sam informuje o konieczności skorzystania z pomocy pełnomocnika:
Pełnomocnik swoim podpisem elektronicznym może podpisać zarówno skan tradycyjnej, papierowej uchwały wspólników o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, a także całe zgłoszenie dokumentów. Może też samodzielnie je wysłać.
Zaznaczyć należy, że brak podpisania elektronicznego sprawozdania finansowego przez członka zarządu nie stoi na przeszkodzie skorzystania z tego trybu. Przepisy przewidują bowiem, że w określonych sytuacjach osoba zobowiązania do podpisania sprawozdania finansowego za 2018 rok, może odmówić złożenia swojego podpisu. Kancelaria w ramach świadczonych usług pomaga przygotować odpowiednie dokumenty, które pozwolą zgodnie z prawem złożyć sprawozdanie finansowe za 2018 rok, a tym samym wypełnić wymagania ustawowe.
Opracowana przez prawników kancelarii metoda jest skuteczna – za naszych klientów, którzy nie mogli podpisać sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym w swoich spółkach, złożyliśmy już prawidłowo kilkadziesiąt wniosków:
Zainteresowanych skorzystaniem z pomocy kancelarii w złożeniu sprawozdania finansowego za 2018 rok zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem poniższego formularza:
