Co prawda już 30 czerwca 2018 roku minął termin na złożenie sprawozdania finansowego za 2017 roku, niemniej jednak docierają do mnie sygnały, że wciąż jest wiele spółek, które w dalszym ciągu nie wykonały swojego obowiązku. Opóźnienie w dużej mierze wynika ze zmian, jakie obowiązują od 15 marca 2018 roku. Od tego dnia zaczęły obowiązywać nowe przepisy, w myśl których złożenie dokumentów rozliczeniowych spółek (tj. sprawozdania finansowego, sprawozdania z badania sprawozdania finansowego, odpisu uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności) nastąpić powinno poprzez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministra Sprawiedliwości pod tym adresem.

Bezpłatnie, ale z problemami

Niewątpliwym udogodnieniem jest, że system przewiduje możliwość złożenia sprawozdania bez wychodzenia z biura, bez uciążliwej wizyty w sądzie, a także za darmo. Jest tylko jedno ale… jak mówią znowelizowane przepisy konieczne jest, aby składane dokumenty podpisała kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP osoba fizyczna, będąca członkiem organu uprawnionego do reprezentacji spółki, wspólnikiem uprawnionym do reprezentacji albo likwidatorem lub syndykiem. Z tym jednak zastrzeżeniem, że osoba taka wraz ze swoim numerem PESEL musi być ujawniona w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Brak numeru PESEL, a obowiązek sprawozdawczy

Tutaj powstaje pytanie jak zatem powinny postąpić osoby, których numer PESEL z jakichkolwiek powodów nie został ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Problem dotyczy głownie cudzoziemców zasiadających w zarządach spółek. Otóż próba bezpłatnego złożenia dokumentów przez członka zarządu będącego cudzoziemcem, który nie posiada numeru PESEL, kończy się informacją o treści:

Błąd! System nie znalazł osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu posiadających nr PESEL. Zgłoszenie nie będzie mogło być podpisane i wysłane. Dokumenty finansowe możesz złożyć do sądu jako załączniki do wniosku o wpis zmian w rejestrze. Wniosek może być złożony tylko drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu S24 jako wniosek o zmianę wpisu w KRS – sprawozdania finansowe i inne dokumenty

Bezpłatny system kieruje nas zatem do systemu S-24, dostępnego pod tym adresem. Rozwiązuje to problem tylko pozornie, albowiem i w tym przypadku trzeba mieć podpis kwalifikowany lub profil zaufany, aby móc podpisać elektronicznie składane dokumenty oraz sam wniosek.

Co więcej składanie sprawozdań finansowych w ten sposób jest ograniczone w czasie. Otóż w myśl art. 38 ust. 2 ustawy nowelizującej ustawę o krajowym rejestrze sądowym, wyłącznie do dnia 30 września 2018 roku dopuszcza się dołączanie do zgłoszenia lub wniosku kopii dokumentów, opatrzonych kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Ostatnie dni na złożenie sprawozdania finansowego przez pełnomocnika

Oznacza to ni mniej, ni więcej że już za dwa tygodnie kończy się zatem możliwość składania sprawozdań w formie tradycyjnej (czyli ich skanów opatrzonych podpisem elektronicznym) poprzez system teleinformatyczny. Od tej chwili aby złożyć sprawozdanie finansowe będzie należało przygotować je od początku w formie elektronicznej i w tej formie opatrzyć podpisami uprawnionych osób.

W tym wpisie możecie przeczytać, kto może być pełnomocnikiem spółki. Katalog ten jest ściśle określony przez prawo i niestety księgowa jako zewnętrzny współpracownik nawet z pełnomocnictwem notarialnym nie może reprezentować spółki w takim postępowaniu.

W ramach prowadzonej przez siebie działalności opracowałem autorski system, który pozwala mi – jako pełnomocnikowi spółki – złożyć za spółkę sprawozdanie w trybie S-24. Jest on akceptowany m.in. przez Sądy Rejonowe w Katowicach, Kielcach i Wrocławiu, które bez problemów przyjmują sprawozdania moich klientów podpisane moim podpisem kwalifikowanym.

Tak wygląda ostatnie postanowienie o wpisie, które otrzymałem:

W razie potrzeby uzyskania dodatkowych informacji bądź wyjaśnienia jakichś zagadnień związanych z materią składania sprawozdań finansowych przez pełnomocnika zachęcam do kontaktu poprzez poniższy formularz kontaktowy: