Kluczowym jest ustalenie, kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe za podmiot zobowiązany do jego sporządzenia. Wątpliwości pojawiają się szczególnie w spółkach, w których zarząd jest wieloosobowy. W takich sytuacjach często spotykamy się z poglądem, w myśl którego podpisać sprawozdanie powinny osoby zgodnie z zasadami reprezentacji spółki.
Jest to jednak błąd. Ustawa o rachunkowości dokładnie reguluje to, kto podpisuje sprawozdanie finansowe.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe?
Zgodnie z art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości „kierownik jednostki” zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i przedstawia je właściwym organom, zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.
Zgodnie ze ustawowym słownikiem za kierownika jednostki uważa się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.
W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki.
W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio.
Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym oraz zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej, albo osobę, o której mowa w art. 14 tej ustawy, która dokonała zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
Ustęp 2 powołanego przepisu stanowi natomiast, że: sprawozdanie finansowe podpisuje – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu.
Innymi słowy – sprawozdanie finansowe, niezależnie od zasad reprezentacji, podpisuje księgowy oraz cały zarząd (niezależnie od jego składu osobowego).
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej
Należy pamiętać, że od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.
Oznacza to, że aby podpisać sprawozdanie finansowe zarówno księgowa jak i członkowie zarządu powinni dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Niewystarczającym i prawnie irrelewantnym jest już tradycyjne, odręczne podpisanie wydrukowanego dokumentu sprawozdania finansowego.
Czy obcokrajowcy bez numeru PESEL też mają obowiązki sprawozdawcze?
Tak – ustawodawca nie przewidział wyjątku dla obcokrajowców nieposiadających numeru PESEL. Jak pisaliśmy ostatnio rodzi to poważne problemy dla takich podmiotów. Bez numeru PESEL nie da się bowiem wyrobić profilu zaufanego. Trudnością jest również znalezienie dostawcy podpisu kwalifikowanego, który nie wymagałby jego posiadania. Rozwiązaniem jest wystąpienie o nadanie numeru PESEL.
W ramach usług oferowanych przez kancelarię reprezentujemy Klientów w takich postępowaniach. Jesteśmy również pełnomocnikami spółek, w których członkowie zarządu nie mają numeru PESEL, w postępowaniach rejestrowych. Wypracowaliśmy skuteczną metodę składania sprawozdań dla takich podmiotów.
Z kancelarią adwokacką można skontaktować się telefonicznie pod numerem 790494135 lub za pośrednictwem formularza kontaktowego:
